Os agentes de transporte não precisam de mais software apenas pelo simples facto de ter mais software. Precisam das ferramentas certas para facilitar o trabalho.
Uma agência de transporte de mercadorias em crescimento pode rapidamente tornar-se um labirinto de e-mails, folhas de cálculo, mensagens de texto, atualizações sobre cargas, documentos de faturação, informações sobre transportadoras e pedidos dos clientes. Se esses elementos estiverem dispersos por locais diferentes, até as tarefas mais simples começam a demorar mais tempo do que deveriam.
É aí que uma sólida estrutura tecnológica para agentes de transporte de mercadorias se revela fundamental.
A melhor configuração não é necessariamente aquela que inclui o maior número de plataformas. É aquela que mantém as informações mais importantes interligadas, reduz o trabalho repetitivo e proporciona ao agente visibilidade suficiente para gerir o transporte de mercadorias sem ter de estar constantemente à procura de atualizações.
A maioria dos agentes de transporte precisa de ferramentas que suportem algumas funções essenciais:
As plataformas específicas podem variar, mas o objetivo deve manter-se o mesmo: manter as informações sobre o transporte de mercadorias organizadas e acessíveis, sem criar etapas adicionais.
Um bom ponto de partida é um Sistema de Gestão de Transportes, ou TMS.
Já discutimos anteriormente por que razão a tecnologia está a tornar-se um fator cada vez mais importante na escolha do local de trabalho dos agentes de transporte, especialmente porque estes gerem um número crescente de remessas e necessitam de uma melhor visibilidade de todo o negócio.
Um TMS constitui o núcleo da pilha tecnológica de um agente de transporte.
Num nível básico, deve ajudar um agente a criar e gerir cargas. Mas um TMS útil deve também proporcionar acesso aos detalhes da remessa, à documentação, às informações de rastreio e à comunicação.
O verdadeiro valor reside na centralização.
Se um agente tiver de consultar um sistema para verificar a carga, outro para a documentação, outro para o acompanhamento e outro para a comunicação com o cliente, a própria tecnologia torna-se parte do problema.
A US 1 Network utiliza um sistema de gestão de transporte (TMS) baseado na Web, concebido para apoiar a gestão de frete e reduzir a carga de trabalho administrativo. Isso faz parte da infraestrutura mais ampla abordada no artigo «De uma operação unipessoal a uma agência em crescimento: de que infraestrutura precisam os agentes de frete?».
Os clientes não querem ouvir «Deixe-me ligar ao motorista e depois entro em contacto consigo» sempre que perguntam onde está a sua carga.
O acompanhamento em tempo real ou quase em tempo real proporciona aos agentes um acesso mais rápido ao estado das remessas e ajuda a reduzir o número de chamadas manuais de verificação necessárias ao longo do dia.
Isso é importante para o atendimento ao cliente, mas também para a produtividade.
Se um agente estiver a gerir dezenas de cargas ativas, acompanhar manualmente cada atualização pode tornar-se um grande desperdício de tempo.
A tecnologia que permite a visibilidade das remessas funciona especialmente bem em conjunto com serviços mais abrangentes de intermediação de frete, nos quais a seleção de transportadoras, a coordenação das remessas e a comunicação dependem todas da disponibilidade de informações atualizadas sobre as cargas.
Encontrar capacidade é uma das partes mais importantes do trabalho.
As ferramentas digitais de correspondência de cargas podem ajudar os agentes a identificar mais rapidamente os transportadores disponíveis e a avaliar as opções com base em fatores como a localização, o equipamento e a rota.
O objetivo não é simplesmente automatizar a seleção da operadora. Trata-se de proporcionar aos agentes um ponto de partida mais rápido.
Também analisámos como a correspondência digital de cargas está a transformar a logística, nomeadamente à medida que as empresas de transporte utilizam a tecnologia para ligar as cargas disponíveis à capacidade de forma mais eficiente.
Para um agente, um acesso mais rápido à capacidade disponível pode significar menos tempo a procurar e mais tempo a resolver o problema de transporte propriamente dito.
A tecnologia é igualmente importante após a entrega da carga. Os agentes de transporte lidam com confirmações de tarifas, conhecimentos de embarque, comprovativos de entrega, faturas e outra documentação. Se a documentação estiver em falta ou desorganizada, o processo de faturação fica atrasado.
As ferramentas de documentação e faturação eletrónicas podem ajudar a manter esse processo em andamento.
Isso é especialmente importante porque o fluxo de caixa é afetado pela rapidez com que as cargas concluídas avançam no processo de faturação.
Os serviços empresariais da US 1 Network prestam apoio a funções como a contabilidade, as tecnologias da informação, a conformidade, a segurança e a coordenação, proporcionando aos agentes acesso a infraestruturas que vão além das ferramentas individuais que utilizam no dia-a-dia.
A tecnologia funciona melhor quando existe um sistema operacional por trás dela.
O setor do transporte de mercadorias envolve muita comunicação. Os agentes podem estar a falar com expedidores, transportadoras, motoristas, despachantes, equipas de contabilidade e pessoal de operações sobre a mesma remessa.
Quando cada atualização é enviada numa mensagem de texto ou num fio de e-mail à parte, os detalhes podem perder-se rapidamente.
A melhor tecnologia de transporte de mercadorias mantém a comunicação ligada à remessa sempre que possível.
Isso não significa que todas as conversas tenham de decorrer numa única plataforma. Significa que o agente deve ser capaz de encontrar as informações importantes sem ter de reconstituir o histórico de uma carga a partir de seis locais diferentes.
Esta é uma das razões pelas quais o trabalho administrativo se torna um verdadeiro problema à medida que uma agência cresce. O artigo da US 1 Network sobre quanto tempo os agentes de transporte perdem com o trabalho administrativo analisa como estas pequenas tarefas repetitivas podem acumular-se ao longo de uma semana agitada.
Nem todas as cargas se comportam da mesma forma.
Um agente que lida com carga portuária ou ferroviária pode precisar de ter uma visão geral dos horários marcados nos terminais, da movimentação de contentores e dos horários de recolha ou entrega. Um agente que trabalhe com carga sensível à temperatura pode necessitar de ferramentas de monitorização e comunicação diferentes.
A tecnologia deve estar adaptada ao tipo de carga que um agente efetivamente movimenta.
Por exemplo, os serviços de transporte intermodal exigem coordenação entre portos, rampas ferroviárias, armazéns e pontos de entrega finais. Esse tipo de carga pode envolver mais transferências, o que torna a visibilidade e a comunicação ainda mais importantes.
Da mesma forma, os serviços de distribuição e consolidação envolvem a coordenação do transporte de mercadorias entre várias origens, destinos e horários de entrega. Os agentes que trabalham com esses clientes precisam de sistemas capazes de manter toda essa complexidade organizada.
A adição de mais uma plataforma não constitui, por si só, uma melhoria. Cada novo sistema implica mais um login, mais um local onde introduzir informações e mais uma possível lacuna entre as ferramentas.
Uma abordagem mais adequada consiste em procurar uma pilha tecnológica em que os sistemas centrais funcionem em conjunto.
Os agentes devem perguntar:
Essas questões são mais importantes do que o número de funcionalidades indicadas no site de um software.
O objetivo da tecnologia no setor do transporte de mercadorias não é substituir o agente. Trata-se de eliminar uma quantidade suficiente de trabalho rotineiro para que o agente possa dedicar mais tempo às tarefas que a tecnologia não consegue realizar bem: estabelecer relações, negociar, resolver problemas invulgares e expandir as contas.
O Programa de Agentes da US 1 Network combina tecnologia baseada na Web com apoio financeiro, administrativo, de segurança e operacional para empresários independentes do setor dos transportes.
A melhor pilha tecnológica para agentes de transporte de mercadorias não é apenas um conjunto de ferramentas… é um sistema operativo para o negócio.
Um Sistema de Gestão de Transportes constitui, normalmente, a base, uma vez que ajuda a organizar as cargas, as informações relativas às remessas, o acompanhamento, a documentação e a comunicação.
A visibilidade em tempo real pode reduzir as verificações manuais do estado das remessas e ajudar os agentes a responder mais rapidamente aos clientes quando as condições das remessas se alteram.
Sim. As ferramentas certas podem reduzir o trabalho administrativo repetitivo, melhorar a visibilidade e ajudar os agentes a gerir um maior volume de carga sem que isso implique um aumento equivalente na carga de trabalho manual.
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